Согласно PMBOK® [1], управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон. Например, в проекте предполагается разработка нового функционала, которая требует совместной работы нескольких подразделений на стороне заказчика и дополнительных исследований на стороне исполнителя. Этот специалист нужен на любом проекте по разработке ИТ-продукта, ведь именно он составляет, так называемый, Vision, или конечную концепцию продукта, который и предстоит разрабатывать команде. Он должен хорошо представлять себе конечный вид и функционирование системы. Он дублирует в отдельных функциях аккаунт-менеджера, тоже следит за соблюдением дедлайнов и требований по проекту, ведет документацию. Но если аккаунт-менеджер работает напрямую с заказчиком и представляет его сторону, то проджект-менеджер – это представитель со стороны команды разработчиков и работает именно от ее лица.
Отслеживая фактические расходы по сравнению с бюджетом, легко определить области, в которых расходы можно сократить, например, питание вне дома или ненужные покупки. Четкая коммуникация и подотчетность – два важнейших компонента любой успешной организации или команды. Без них могут возникнуть недоразумения, ошибки и проблемы, приводящие к напрасной трате времени, ресурсов коммуникации сотрудников и, в конечном счете, к потере производительности и прибыли. В этой статье мы рассмотрим, почему четкая коммуникация и подотчетность так важны и как их можно развивать внутри организации. После того как вы распределили роли и обязанности, крайне важно сообщить об этом команде. Это поможет гарантировать, что все понимают, чего от них ожидают и что им нужно сделать.
Каков Объем Проекта?
Ошибки в распределении задач могут привести к неравномерному распределению нагрузки на участников проекта. Команда проекта должна правильно распределить задачи, чтобы избежать таких проблем. Неправильный выбор методологии разработки проектов может привести к проблемам в планировании, оценке проекта и его выполнении. Требуется выбрать подходящую методологию, чтобы правильно оценивать и управлять проектом.
Как вариант — провести встречу, обсудить, что беспокоит эксперта в текущей архитектуре, объяснить, почему реализовано именно так и наметить дальнейшие шаги. При этом важно постараться не увеличить объём работ проекта и не выйти за временные и финансовые рамки. В описании API говорится, что в ответ на запрос придёт одна строка, а по факту приходит три. И платёжная система на своей стороне не готова вносить правку, потому что на это нужно время, при этом тысячи пользователей этой системы об этом не просили. Так как нужна именно одна строка, разработчику приходится самостоятельно решать этот вопрос, тратить больше запланированного времени на разработку и фиксацию данной ошибки. Критичные требования отвечают за целевую функцию разрабатываемого продукта, включают необходимую инфраструктуру и возможности для разработки MVP.
Эффективное управление заинтересованными сторонами требует постоянного мониторинга и регулярной коммуникации, что может помочь избежать потенциальных рисков и обеспечить успех проекта. При помощи этих нехитрых, но необходимых действий можно значительно сократить подготовительный этап проекта. Нередко подготовка занимает столько же времени, сколько длится весь последующий проект. Это происходит из-за несогласованности интересов сторон, недооценки значения проекта или нечеткого понимания планируемых результатов. Например, план важного для организации проекта внедрения системы электронного документооборота занимал около 60 страниц. В связи с этим у руководства ушло полтора месяца на его согласование, хотя предполагалось, что работы по проекту начнутся через неделю.
Запланировать Мероприятия По Предотвращению Рисков
Чем лучше идут дела на предприятии, тем более сложные информационные задачи ему приходится ставить и решать. Вследствие множества факторов образуется естественная потребность решения сопутствующих ИТ задач. Например, один из неуправляемых рисков ― более ранний выпуск конкурентами на рынок похожего продукта. Сразу понятно, что на этапе согласования могут возникнуть сложности, доработки, переделки и бесконечные правки. Риски обязательно соотносятся с критичностью или некритичностью требований к проекту в целом.
В коммуникационном плане необязательно перечислять по именам всю команду, если все участники должны получать одну и ту же информацию. Также, возможно, в рамках проекта вам придётся взаимодействовать с государственными органами — их тоже нужно вписать в план. Управление коммуникацией проекта описывает процессы, связанные с механизмами связи…
И наоборот, плохая коммуникация может привести к недопониманию, неэффективности и отсутствию доверия, что в конечном итоге приведет к провалу проекта. Признавая важность коммуникации и внедряя эффективные стратегии коммуникации, руководители проектов могут значительно повысить вероятность успеха проекта. План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта.
Независимо от того, насколько вы осторожны, риски неизбежны, и очень важно, чтобы предприятия предвидели возникающие риски и управляли ими. Надежный план управления рисками необходим для обеспечения того, чтобы бизнес мог выявлять, оценивать и снижать риски для поддержания стабильности и роста. Таким образом, четкая коммуникация и подотчетность являются важнейшими компонентами любой успешной организации или команды. Развивайте эти качества, предоставляя четкие каналы коммуникации, ресурсы и обратную связь, одновременно устанавливая четкие ожидания и укрепляя коллективную ответственность. Поступая таким образом, вы можете помочь своей команде достичь ее целей, сохранить сплоченность и добиться успеха. Масштаб проекта имеет важное значение для обеспечения того, чтобы проект оставался сфокусированным и чтобы не возникало проблем с “ползучестью масштаба”.
Независимо от того, выполняется ли проект с превышением сроков, превышает ли стоимость или не дает ожидаемых результатов, главной причиной является плохое управление проектом. Таким образом, создание хорошо продуманного плана проекта является обязательным условием успеха проекта. Благодаря продуманному плану руководители проектов могут снижать риски, распределять ресурсы, отслеживать прогресс и реализовывать успешные проекты. Таким образом руководитель проекта выступает в качестве посредника или даже, если угодно, переводчика, работа которого способствует пониманию в команде проекта и помогает проекту двигаться без задержек.
- Институт управления проектами PMI провел исследования, которые показывают, что до 56% бюджета может быть потрачено впустую из-за плохо налаженной коммуникации внутри команды.
- Определяя области для контроля расходов, поощряя сбережения, сокращая задолженность и предоставляя финансовую картину, частные лица и предприятия могут достичь своих финансовых целей и обеспечить стабильное финансовое будущее.
- Первым шагом в создании временной шкалы проекта является четкое определение масштаба проекта.
- Знание принципов интеграции систем и владение инструментарием бизнес-аналитика пригодятся при интеграции нового продукта в уже работающую систему компании-заказчика.
- В заключение следует отметить, что использование технологий для улучшения коммуникации в управлении проектами дает множество преимуществ, включая улучшение сотрудничества, оптимизацию процессов коммуникации и облегчение обмена информацией.
Это помогает проектной команде оставаться на верном пути, в рамках бюджета и по графику. Правильное определение целей, результатов и задач проекта гарантирует, что все участники понимают цели и задачи проекта и работают над их достижением. Важно иметь четкий, задокументированный объем проекта, чтобы гарантировать, что проектная команда остается сосредоточенной и достигает желаемых результатов. В ряду важнейших задач, которые помогает решить план управления коммуникациями, стоит создание специфической терминологии проекта, используемой всеми участниками. Составление такого глоссария способно значительно упростить общение и улучшить понимание в команде.
